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Le donne e gli uomini della formazione si trovano spesso a dover affrontare situazioni in cui sono tenuti ad accompagnare un gruppo di persone a risolvere un problema o a prendere una decisione. Ciò può avvenire sia durante la gestione dell’aula sia nelle fasi di preparazione dell’attività formativa, nei rapporti con il committente. Ad ogni nuova esperienze formativa il formatore si trova a gestire o accompagnare una dinamica nuova, che esula dallo specifico del suo intervento propriamente formativo, e che comunque è tenuto a risolvere o a facilitare. In queste situazioni il formatore può incontrare problemi nel gestire la discussione e nel portare il gruppo verso un livello accettabile di consenso. E’ per questa ragione che trovo molto importante riportare in questo articolo gli elementi essenziali di un modello particolarmente realista di presa di decisioni di gruppo che. Ritengo che la comprensione e la consapevolezza di come funzionano i processi di presa di decisione nei gruppi sia molto importante per saper gestire le situazioni reali che si presentano nella vita di un consulente o di un formatore, senza contare che il modello stesso può essere di ausilio a quei docenti che svolgono argomenti legati alla comunicazione e alla leadership e ai processi organizzativi più in generale.
Riflettiamo per un attimo su di una tipica situazione di riunione dentro a una organizzazione o tra organizzazioni diverse. In queste situazioni vi è un problema o un tema sul quale evidentemente va presa una soluzione o va manifestato una indicazione. La via più breve per passare dal problema alla sua soluzione sembra quella di discutere l’argomento e decidere quale soluzione sembra accettabile a tutti. Quando la discussione comincia, sembra che le persone siano d’accordo e l’immagine che molti di noi hanno della discussione è più o meno così.
Ogni persona esprime un punto di vista e segue una direzione di pensiero parallela, aggiungendo la propria idea a un’unica linea di pensiero.
Questo modello ideale di discussione lascia pensare che alla fine, una volta che i punti di vista di tutti sono stati considerati, la decisione può essere presa. Secondo questo modello, noi ipotizziamo che tutti i partecipanti ragionino seguendo una stessa linea di pensiero.
Nella realtà però le discussioni spesso non funzionano così. Più spesso, man mano che ognuno apporta il suo contributo, il tema della discussione diventa sempre meno chiaro. Le diverse persone sembrano seguire linee di pensiero diverse, e queste linee di pensiero sembrano addirittura allontanarsi sempre di più le une dalle altre.
In questi momenti sembra che i diversi partecipanti siano distanti miglia gli uni dagli altri. Una decisione comune sul problema in questione sembra impossibile da raggiungere.
Potrebbe sembrare che questo risultato sia l’indicatore di una scarsa capacità del conduttore dell’incontro, e questo è ciò che sentite spesso dire. La riunione è stata gestita male e i diversi partecipanti si sono allontanati più di quanto lo fossero all’inizio dell’incontro. È questa è spesso una descrizione poco precisa di quello che è successo.
Il fatto osservato, che le persone seguono il proprio percorso e che è evidente che sono in disaccordo, è effettivamente avvenuto. Ciò che non è corretta è l’ipotesi su cui si fonda: che tutti fossero d’accordo all’inizio della discussione. Ciò che è successo è che via via che le persone hanno espresso le proprie idee, è emerso che in realtà nelle riunioni le persone sono in disaccordo su molte cose. Questo processo di divergenza è un naturale effetto del condividere le nostre differenti idee su una situazione.
In una riunione ben riuscita ai partecipanti è permesso di esprimere questi disaccordi. E’ opportuno quindi assicurare che queste differenze siano messe a confronto in modo adeguato durante la discussione. Riunioni in cui il gruppo sia messo in grado di confrontare le differenze e di arrivare comunque a una decisione comune producono soluzioni durature. Riunioni in cui le differenze si nascondono producono semplicemente potenziali motivi di confusione e di conflitto futuri. Questa è la ragione per cui una riunione sembra a volte andare bene, e le persone sembrano d’accordo, ma alla fine tutto rimane come prima e le azioni decise rimangono semplici parole.
Una soluzione valida e praticabile per le riunioni quindi deve tenere conto di questa naturale tendenza delle persone ad avere punti di vista, interessi, preoccupazioni diverse, e a venire alle riunioni con mandati e obiettivi differenti. Abbiamo bisogno di un modello di presa di decisioni di gruppo che tenga conto di quel che succede nella vita reale.

Una riunione efficace avrà quindi un periodo di divergenza nel quale le differenti idee, punti di vista e sottostanti priorità dei diversi partecipanti sono portate in superficie e analizzate. Avrà anche bisogno di una fase di convergenza nella quale i diversi contributi sono messi insieme, alcune idee sono analizzate e per il momento riposte o le decisioni rimandate a una successiva analisi, altri punti di vista sono discussi per verificare somiglianze o per scoprire addirittura che sono le stesse posizioni espresse in modo diverso. Altre idee, ancora, sono oggetto di una sottile negoziazione tra i diversi partecipanti per arrivare a un accordo, presente o futuro. Alla fine, se la riunione avrà successo, ci sarà una decisione comunemente accettata, basata sulle reali e legittime differenze tra i partecipanti all’incontro.